Al hilo del post anterior hoy vamos a comparar lo que puede ser un proceso completo de un pedido en un negocio tipo sin y con integración en sus herramientas de gestión. El impacto de la integración en la eficiencia, y por tanto en la competitividad, puede ser la diferencia entre la viabilidad y la condena. Supongamos para el ejemplo, y por simplificar, que el negocio tipo es un comercio distribuidor que compra productos y los vende (sin procesamiento) tanto offline como online.
Contaría idealmente, para un proceso mínimamente ordenado, con herramientas para las siguientes funcionalidades:
1.- Contabilidad y facturación (o servicio externo)
2.- Editor de textos
3.- Base de datos (quizá en hoja de cálculo también)
3.1.- de clientes
3.2.- de proveedores
4.- e-mail
5.- Hoja de cálculo
5.1.- Gestión de catálogo y stocks
5.2.- Gestión de pedidos
6.- Tienda online
7.- Página web
Y con los departamentos, en una estructura reducida, de:
A.- Compras / almacén
B.- Comercial / ventas
C.- Publicidad y marketing
D.- Administración y finanzas
Veamos el proceso con y sin integración de las herramientas
Tareas:
- Pedido de producto al proveedor
- Recepción del producto en compras / almacén y su factura de compra
- Alta del producto y sus detalles en inventario o catálogo
- Registro contable
- Pago de la factura
- Registro contable
- Acción de marketing o comercial (opcional)
- Recepción de pedido
- Reserva del producto en almacén
- Confirmación del pedido y emisión de la factura
- Registro contable
- Control del cobro
- Registro contable
- Preparación del pedido para expedición
- Gestión de la expedición
Sin integración:
- Abrir 2 y 3.2 y redactar pedido (A). Quizá solo abrir pedido anterior y editar.
- Registrar producto en 5.1 (A), 6 (C) y 7(C)
- Registrar factura en 1 (D)
- Emitir orden de pago (o crear remesa) en 1 (D)
- Registrar o verificar en 1 (D)
- Preparar email de promoción o acción comercial con 4 y 3.1 (B)
- Recepción del pedido vía 4. Comunicación a almacén vía 4. (B)
- Reserva en almacén 5.1 y actualización manual provisional del stock (A)
- Confirmación del pedido al cliente mediante 4 y 3.1 (B)
- Comunicación a administración (B)
- Emisión de la factura mediante 2 y 3.1 (D)
- Registro de la factura en 1 (D)
- Seguimiento (más o menos automatizado) con 5.2 y registro del cobro en 1 (D)
- Preparación de expedición generando albarán con 2 y 3.1
- Notificación a ventas y administración mediante 4
- Actualización defintiva del stock y del estado del pedido en 5.1. y 5.2 (A)
Con integración:
- Seleccionar proveedor y producto y enviar con un clic (A)
- Registrar producto en entrada única (A)
- Registrar factura (D)
- Ordenar pago con un clic (D)Queda registrado automáticamente y vincluado a la operación de forma trazable
Seleccionar destinatarios (segmentados) y enviar mail personalizado automático con un clic (B) - Recepción del pedido vía 4. Confirmación de venta con un clic en la oferta.(B)
- Reserva automática en almacén y actualización provisional del stock con la notificación del pedido anterior.
- Confirmación automática del pedido al cliente al registrar la compra.
- Comunicación a administración innecesaria (se genera una factura borrador automáticamente).
- Validación de la factura mediante un clic y remisión al cliente con otro clic.(D)
- Registro de la factura automática sin acción alguna al validarse.
- Seguimiento automático y registro del cobro mediante un clic en la factura al verificar el ingreso (o importar los ficheros de bancos) (D)
- Preparación de expedición con albarán automático (A)
- Notificación a ventas, almacén y administración innecesarias ya que acceden al sistema
- Actualización defintiva del stock automática al confirmar la venta.
